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Reducimos en un 90% los tiempos operativos

Referencia: https://www.claris.com/es/blog/2020/casodeexitoclimaes

Juan Carlos Comas y José Isla son los fundadores de Climaes, una empresa que cuenta con más de 10 años de actividad en la rama de la climatización, maquinaria de hostelería y frio industrial. Son una empresa conformada por un equipo multidisciplinar, joven y dinámico, que a la vez cuentan con la experiencia de los socios-fundadores, adquirida en sus más de 20 años de presencia en el sector.

Están al día en todas las innovaciones tecnológicas que afectan a sus servicios y productos, brindando una confianza total a sus clientes en la instalación de calefacción, domótica, ventilaciones y extracciones de garajes, aire acondicionado industrial, cámaras frigoríficas y agua caliente sanitaria.

Además, también se encargan de abastecer y mantener el equipamiento en el sector de la hostelería y restauración, donde realizan todo tipo de instalaciones. 

EL RETO

Las empresas que se dedican a la gestión de servicio técnico, especialmente aquellas especializadas en instalaciones de climatización, se enfrentan a varios retos en su campo.

En primer lugar, uno de los principales retos es la optimización en la gestión de tareas. Aquí se incluye, entre otras, administración de las llamadas de emergencias y cómo darles prioridad dentro de las tareas planificadas para ese día. Para ello es necesaria una correcta coordinación entre el personal de oficinas y los técnicos para lograr mejorar al máximo la movilidad de estos últimos.

En segundo lugar, la digitalización es otro de los retos pendientes. Por un lado, para conseguir eliminar la dependencia del papel y, por otro, para optimizar así los flujos de trabajo y mejorar el ritmo de trabajo.

Sin embargo, el uso de software y tecnología, de no estar optimizado puede ser contraproducente y alargar los tiempos operativos. Climaes, en un inicio, no era capaz de solventar los problemas de movilidad del servicio técnico, que funcionaba con unos portátiles pequeños que se conectaban mediante escritorio remoto a su software, con la lentitud que ese proceso conlleva, por no hablar de la lentitud de acceso que estos sistemas llevan intrínsecos; demora en la realización de los partes de asistencia y mala imagen frente a sus clientes, al hacer esperar al cliente más tiempo de lo necesario para firmar las acciones técnicas realizadas.

Así pues, era el momento de buscar herramientas tecnológicas que les permitieran materializar este aspecto clave en la gestión de su negocio. Necesitaban una herramienta de software que les permitiera disponer de una movilidad óptima para sus técnicos y que además les permitiera invertir el menor tiempo posible en su gestión diaria. Así comenzó su andadura con Claris FileMaker.

La movilidad fue el factor clave

Desde Sistemas y Redes, partner oficial de Claris, se les mostró la aplicación piloto operativa en un iPad y observaron cómo se realizaban los partes de trabajo in situ de forma muy rápida. Esto los llevó a considerar el gran potencial que representaba la Plataforma FileMaker, pues, para ellos, donde la gran mayoría de sus técnicos no están físicamente en una oficina, la movilidad era un factor clave y diferencial.

 

"Desde el minuto cero de la implantación, la diferencia fue abismal; en cuanto a la movilidad ha supuesto un cambio radical y una forma totalmente distinta de trabajar".

Jose Isla Liebanes, Jefe de SAT y Socio Fundador

 

Un software adaptado a las necesidades de la compañía

Buscaban una Plataforma escalable, que les permitiera ir creciendo y ampliando su App personalizada en función de sus necesidades de negocio.

Actualmente, a través de una App hecha a medida para cubrir todas sus necesidades particulares, se controlan todos y cada uno de los movimientos de los técnicos: desde la gestión de reparaciones, que incluyen resúmenes, notas de entrega firmadas, mantenimientos, historial de clientes, materiales utilizados, etc. Todo queda anotado en la App personalizada FileMaker, que se ha convertido en la base del funcionamiento de la empresa.

Intercambio de datos en tiempo real

Los técnicos, utilizan la tecnología FileMaker Go, la aplicación nativa de FileMaker Claris para dispositivos Apple, que se realiza mediante iPads, conectándose en tiempo real a la aplicación alojada en el servidor.

En la oficina de Climaes se recogen los avisos diariamente para la realización de las reparaciones. Cuando entra el aviso, el jefe de SAT recibe un correo electrónico con la notificación. A continuación, asignan la tarea al técnico y este puede ver el aviso y el parte de reparación a través de su dispositivo.

El parte técnico incluye diferentes opciones: desde datos de intervención a la posibilidad de enviar un PDF al cliente una vez se ha firmado. La posibilidad de disponer de toda la información en un dispositivo móvil ha simplificado la forma de trabajar de los técnicos que ahora disponen de todo el historial de las visitas del cliente, materiales utilizados, e incluso adjuntar fotografías in situ y disponer de la ubicación exacta del establecimiento u hogar del cliente.

Gestión de tareas optimizada

Respecto a la planificación de tareas, también ha representado un factor diferencial, ya que se registran automáticamente los meses en los que los técnicos tienen que realizar visitas de mantenimiento. En un sector tan amplio como el que cubre Climaes como es la hostelería y la climatización, es imprescindible disponer de una automatización y gestión de calendarios óptima para ofrecer el mejor servicio al cliente.

Optimización de los tiempos de trabajo

Con la Plataforma FileMaker, Climaes destaca la optimización de los tiempos en la realización de notas de entrega, captura de firmas, generación de PDF, etc; hecho que con su antiguo software parecía imposible.

Además, siendo uno de los avances más notorios, al final del día el servidor envía un correo al responsable de SAT, con todas las anomalías encontradas al realizar los mantenimientos. De todas las revisiones y tareas que realizan los técnicos, se confecciona un informe de trabajos diario de forma automatizada, ahorrando tiempo y agilizando todos los procesos.

Climaes es un claro ejemplo de empresa capaz de innovar en el lugar de trabajo gracias a la inversión en una plataforma moderna e innovadora como FileMaker Claris. Han conseguido resolver las carencias de movilidad de sus técnicos e integrar toda su gestión diaria en una única App centralizada, un mayor control y una mejor planificación de tareas, una importante reducción de tiempos para, como resultado, dotar a la empresa de una mayor eficiencia gracias a la tecnología.

Integración

Climaes dispone de un software de gestión integral con contabilidad a tiempo real. El cliente quería que Filemaker traspasara toda la información de las sats al software de facturación, por lo que le hemos integrado no sólo las sats, también clientes, tarifas, proveedores, clientes y cambios en la facturación de sat cuando el técnico o el jefe de servicio, revisando las sats, hace alguna modificación. 

 

"La implantación de la Plataforma FileMaker nos ha permitido reducir drásticamente los tiempos operativos en un 90%".

Juan Carlos, Gerente de Climaes

 

 

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